Od poptávky po implementaci a ostrý provoz
Jaký je nejčastější průběh od poptávky informačního systému HELIOS iNuvio až po samotnou implementaci ve vaší společnosti?
Nasazení ERP řešení HELIOS iNuvio představuje důkladně naplánovaný a koordinovaný proces, který zdaleka nekončí samotným technickým spuštěním systému. Aby vše fungovalo hladce, je třeba předem zmapovat potřeby a postupy dané společnosti, pečlivě připravit technickou infrastrukturu, proškolit uživatele a následně systém otestovat. Během celého projektu je klíčová detailní analýza, postupná konfigurace, migrace dat a trvalá podpora po nasazení. Na hladký průběh implementace má podstatný vliv i přístup klíčových uživatelů systému, kteří by měli být od vedení firmy náležitě motivováni a informováni o důvodech a výhodách nasazení nového ERP systému.
Jak tedy nejčastěji při zavádění ERP systému postupujeme - od samotné poptávky až po ostrý provoz nového ERP systému:
2. Úvodní jednání
Úvodní jednání obvykle probíhají ve dvou kolech. První schůzka je především o vyjasnění si vašich potřeb a o načerpání informací o vaší společnosti, procesech aktuálním a cílovém stavu. Tato schůzka není prezentací HELIOS iNuvio. Získané informace zpracujeme a spolu s konzultantem se připravíme na následnou schůzku, kde již ukážeme prostředí systému a požadované funkcionality HELIOS iNuvio pro řízení vašich firemních procesů. Informace získané během těchto jednání poslouží pro přípravu nabídky.
3. Předložení nabídky
Podle složitosti a rozsahu poptávky pro Vás připravíme obvykle do 10 dní komplexní nabídku,
ve které vám představíme návrh řešení včetně základních informací k doporučeným modulům/funkcionalitám HELIOS iNuvio. Z nabídky také zjistíte, kolik Vás celé řešení včetně implementačních služeb bude stát. Součástí nabídky mohou být různé formy pořízení či financování celého projektu. S předloženou nabídkou Vás osobně seznámíme a zodpovíme případné dotazy.
4. Uzavření smlouvy
Po akceptaci nabídky je dalším nezbytným krokem uzavření smlouvy, na základě které můžeme společně pustit do realizace projektu. Smluvní dokumentaci kompletně připravíme.
5. Předimplementační analýza
V této fázi se určí, co přesně má nový systém pokrýt a jak zapadne do současného provozu. Součástí je i tvorba časového plánu, rozpočtu a sestavení týmu, který se bude implementaci věnovat.
Prakticky u všech projektů spojených s implementací ERP systému HELIOS iNuvio realizujeme tzv. Předimplementační analýzu, která má za cíl zmapovat současný a budoucí stav a odhalit detailní rozsah implementace. Analýza sestává dle složitosti projektu z několika schůzek a následného zpracování dokumentu analýzy, který se po jeho akceptaci stane klíčovým podkladem pro samotnou implementaci. Proto je třeba analýze věnovat náležitou pozornost a přípravu. Součástí analýzy je také vytvoření podrobného plánu projektu, který zahrnuje harmonogram, aktualizovaný rozpočet, rozdělení úkolů a sestavení projektového týmu. Je také důležité stanovit komunikační plán a strategii řízení změn.
6. Technická příprava a implementační práce
Nejprve je nutné zajistit technickou infrastrukturu tak, aby veškerý potřebný hardware a software byly připraveny a kompatibilní s ERP HELIOS iNuvio. Pro hladký a efektivní chod podnikových procesů je nutné propojit Helios iNuvio s dalšími používanými systémy a aplikacemi.
Na základě provedené analýzy se systém přizpůsobuje tak, aby co nejlépe odpovídal firemním procesům a požadavkům. Tato fáze je klíčová, protože určuje, jak budou jednotlivé funkce systému nakonfigurovány. Úspěšná implementace je dílem společným, aktivně se na ní podílí jak tým dodavatele, tak tým klíčových uživatelů zákazníka. O hladký průběh implementace se stará projektový manažer dodavatele. Stejně tak doporučujeme stanovit odpovědnou osobu za celý projekt i na straně zákazníka. Implementace probíhá po etapách a děje se jak u zákazníka, tak v prostorách dodavatele. Kromě samotné implementace systému probíhá i školení uživatelů.
7. Testovací provoz
Poté, co je implementace u konce, je vhodné přejit k testovacímu provozu nového informačního systému. Testování může probíhat po jednotlivých oblastech (modulech), nebo po celkové implementaci dle předem dohodnutého harmonogramu v různých provozních scénářích. Jednotliví uživatelé jsou aktivně zapojeni do testování systému. Testy doporučujeme provádět souběžně s provozováním stávajícího systému. Na délku zkušebního provozu má vliv mnoho okolností a může se pohybovat
od několika dnů do několika týdnů. V průběhu testování se ladí poslední detaily a systém se připravuje na ostrý start.
8. Ostrý provoz a podpora
Předpokladem pro zahájení ostrého provozu je úspěšně zvládnutý testovací provoz a kompletně proškolený personál zákazníka. Ostrý provoz znamená odstavení stávajícího systému a kompletní přechod na řízení společnosti prostřednictvím nově implementovaného informačního systému. Po spuštění systému je důležité poskytovat uživatelům průběžnou podporu a sledovat výkon systému. Tímto způsobem lze rychle identifikovat a řešit jakékoli problémy nebo potřeby dalšího vylepšení. Pro ostrý start doporučujeme využít naší nabídky pro zvýšenou podporu vašich uživatelů tak, aby náběh nového systému proběhl bez zbytečných komplikací. Nyní již můžete naplno využívat všech předností a vlastností vašeho nového informačního systému HELIOS iNuvio a posunout se ve svém podnikání směrem vpřed!
Implementace ERP HELIOS iNuvio je tedy zpravidla rozsáhlý projekt, který vyžaduje důkladné plánování, koordinaci a spolupráci všech zúčastněných stran. Klíčem k úspěchu je komplexní předprojektová příprava včetně předimplementační úvodní analýzy, efektivní realizace a schopnost rychle reagovat na vzniklé situace během i po spuštění do ostrého provozu. Díky modularitě systému HELIOS lze následně přidávat a systém rozšiřovat o další funkcionality a návazná řešení dle potřeby a růstu firmy.